コロナの影響もあり、オンライン営業・対面営業ともにアポイント取得後のメールでの配慮が求められる時代。また、メール営業で送る文面次第では、アポイントの獲得率が大きく変わります。テレアポ後のメールの重要性やメール営業のノウハウについて解説します。
オンラインでの商談・コロナ禍による感染症対策を徹底した訪問営業など、今の時代では営業の形も大きく変化している。そのため、アポイント取得後のメールでのやり取りは非常に重要だ。オンラインミーティングに利用されるツールの案内や訪問時の段取りなど、商談の準備段階での丁寧なサポート・配慮が印象を大きく変えることもある。
メールでのアポイント取得時や商談前後のメールでのサポートなど、メールでのサポートが営業時に求められるが、実際にどのような勝ち筋があるのか、どのようなシチュエーションで効果的なのかを解説していこう。
アポの取り方はさまざまですが、電話であれ、メールであれ、アポの日時と場所が決まった後はお礼メールをすぐに送ります。
時間が経ってから送ると、相手にとっては「今ごろ？」と不審に思われかねません。不審を抱かせた相手との商談が都合よく進むとは考えにくいです。
アポを取るという一連の流れの最後に、必ずお礼メールを送信するという習慣をつけておくとよいでしょう。
お礼メールには、アポのお礼だけでなく、その詳細についても記載します。日時や場所について、再度メールにて確認することで、間違いがないことを再確認できるのです。
特に、電話でアポの約束を取り付けた場合は、お礼メールにて約束した日時と場所を文書で確認できるようにしておくことが大切です。こうした配慮があるだけで、些細なミスによってビジネスチャンスを逃すようなことを防げます。
アポ取得後、思わぬことで予定の変更を余儀なくされる場合もあり得ることです。その場合、日時の変更を申し出ることになりますが、お客様の時間をいただいてアポを取っているわけですから、相手の都合を優先させられるように可能な限り配慮しましょう。
まず、日時変更の申し出の仕方も、こちらから一方的に都合のよい日時を伝えるのではなく、いくつか候補を挙げて「このうちご都合のよい時間がありましたらお聞かせ願えますでしょうか？」のように、相手に選ぶ余地のあることが大切です。
もう少し余裕がある場合は、相手に都合のよい日時を提案してもらうのでもよいでしょう。日時の変更を受け入れてもらった場合は、そのことを改めてメールで感謝することを忘れないようにしましょう。わざわざ時間を割いていただいているわけですから、それについての感謝を示すのは最低限のマナーです。
アポ後のお礼メールは、テンプレートのようなありきたりの表現にならないように気を付けます。
ビジネスでは毎日大量のメールをやり取りするため、メールを書く際はついつい型通りの文面になりがちですが、相手に「テンプレートではないか？」と思われては相手に不快感を与えてしまいます。それでは、せっかくアポが取れたとしても、商談がうまくいくでしょうか。
テンプレを利用するのもよいですが、自分なりの表現に書き改め、また、個人的な感想などを添えて、「あなただけに伝えるメッセージです」という思いが伝わるように工夫してみてください。ビジネスメールはもっとドライでよいという考えもありますが、こういう配慮があるかどうかで相手に与える印象が大きく変わります。
メールを送る相手の状況や課題感によっても、反響率は変わります。どんな企業にメールを送り、どんな反応だったかをしっかりと分析することで、企業に合わせたメール文章が見つかってきます。
一概にどんなメールなら反響率が高いのかという回答はないため、企業に合わせたメールを送れるようにPDCAを回しながら試してみることがおすすめです。
電話でのアポ取得の場合、提案先との対話のなかでトークを変えられますが、アポ取りメールの場合は、文章を読んだだけで、話を聞いてみたいと思わせる必要があります。まずはメールを読んでもらう必要がありますし、内容にも工夫が必要なため、注意すべきポイントを紹介します。
アポメールは、相手が件名（タイトル）を読んだだけで内容がわかるようにしましょう。
相手は1日に何十通とメールを受け取っている可能性があります。そのため、受信したメールをすべて開封してくれるとは限りません。あなたのメールフォルダにも未読メールが大量にありませんか？
タイトルで内容のわからないメールや、タイトルを読んで「自分には関係がない内容だな」と判断されたメールは開封されず、そのまま削除されてしまうかもしれません。
件名には、要件・企業名（サービス名）などを20〜30文字程度で具体的に記載しましょう 。
本文冒頭では自身や自社のことについて触れ、簡単に自己紹介をしましょう。いくらメールとはいえ、見ず知らずの人から届いたメッセージには不信感を抱きます。例えば、自宅に見ず知らずの人が突然訪問してきて、自分の名前も名乗らずに一方的に商品説明をはじめたら、誰でも警戒しますよね。
メールは気軽に送れる反面、相手にされにくい面があります。最低限のマナーを守らなければ、非常識だと思われたり不信感を抱かれたりして、その後の連絡をブロックされてしまうかもしれません。
自分の名前と社名、事業内容などを手短に紹介する文章を入れるようにしましょう。
冒頭で自己紹介をした後には、 メールを送付した経緯・理由についても触れましょう。メールを受け取った相手は、「なぜ自分宛てに送られてきたのか」「このメールを読むことはどんなメリットがあるのか」といった疑問を抱きます。
経緯を記載することで、その疑問を解消し、続きを読んでもらえる可能性が高まります。メールは闇雲に送っても成果はでません。むしろターゲットを狭めるほど、伝えたいメッセージが具体的になり、相手に興味や関心を持ってもらいやすくなります。
相手に興味や関心を持ってもらえたら、続いて 相手があなたと面談するメリットを伝えましょう。
相手に「得られるものがありそう」と感じてもらえなければ、忙しい中で時間を捻出してもらえません。相手のメリットを端的に伝えることを意識しましょう。
メールの文章は、 一文を短く簡潔にまとめる ように意識しましょう。自分の想いを相手に伝えるために長文を書く方もいますが、長すぎるメールは読みにくく、読み手への配慮が欠けており逆効果です。
「最も伝えたいことはなにか」「このメールを読んだあとに何をして欲しいか」を明確にして、簡潔に記載するのがコツです。
また、文字だらけのメールは、開いた瞬間に読む気が失せてしまいます。箇条書きにする、改行や行間を空けるなど、文章にメリハリをつけましょう。
メールを送る相手の状況や課題感によっても、反響率は変わります。どんな企業にメールを送り、どんな反応だったかをしっかりと分析することで、企業に合わせたメール文章が見つかってきます。
一概にどんなメールなら反響率が高いのかという回答はないため、企業に合わせたメールを送れるようにPDCAを回しながら試してみることがおすすめです。
先述の通り、テレワーク導入やリモート出勤が増えた影響もあり、営業時の接触方法としてメール営業が利用されることが多々あります。そうした時代背景を踏まえて、営業代行会社のなかでもメール対応を注力している会社が増えています。自社でのメール営業が難しい、リソースが足りない、効率化を図りたいといった場合には、代行会社を利用したアウトソーシングも検討してみましょう。
